Sehr geehrtes Mitglied,

mit der europaweiten Einführung der neuen Datenschutzverordnung (DSGVO v.25.5.518) sind einheitliche Regelungen für den Datenschutz in Kraft getreten.

Mit dem Vereinseintritt nimmt der Verein persönliche Daten auf, die elektronisch gespeichert werden. Der Verein trägt dafür Sorge, dass diese personenbezogenen Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahme vor der Kenntnis Dritter geschützt werden.

Die im Antrag angegebenen personenbezogenen Daten, insbesondere Name, Anschrift, Telefon-Nummer und Bankdaten, die allein zum Zwecke der Durchführung des bestehenden Vertragsverhältnisses notwendig und erforderlich sind, werden auf der Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen erhoben.

Die Daten werden gemäß DSGVO zum Zwecke der Mitgliederverwaltung und Abbuchung der Mitgliedsbeiträge genutzt.

Die Nutzung der Daten kann jederzeit schriftlich per Post oder E-Mail ohne Begründung widerrufen   werden. 

Bei Austritt aus dem Verein werden die Daten aus steuerlichen Gründen 10 Jahre verwahrt und danach gelöscht

 

Datenschutzrichtlinie

lt. DSGVO v.25.5.18

auf Grundlage des Verarbeitungshinweises für obigen Verein

 

Die Mitgliedsdaten werden durch die Beitrittserklärung erhoben. Das Mitglied gibt darin auch das Einverständnis zur elektronischen Speicherung seiner Daten und Nutzung zur Beitragerhebung und Kontaktaufnahme.

Gespeichert werden: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon und Email

                                  Beitrag und Beitrittsdatum sowie

                                  IBAN-Nummer (Kontonummer) und BIC

Nutzung: zum Einzug der jährlichen Beiträge und Zusendung der jährlichen Spendenbe=                                                                                       scheinigungen mit der Einladung zur Jahreshauptversammlung.

Verarbeitung: durch Kassenwart

a) Im Vereinsprogramm der Sparkasse Südholstein (SPG):                                                               mit obigen Daten incl. Austrittsdatum und ev. Todesdatum bei Löschung der Mitgliedschaft. Gelöschte Mitglieder sind gekennzeichnet.                                                                                                                                

Der Einzug erfolgt jeweils im Januar und Juli jd.Jahres durch Weiterleitung an die Sparkasse Südholstein mit dem Auftrag zum Einzug des Jahresbeitrages.

Die Beitragsspendenbescheinigung wird aufgrund des eingezogenen Beitrages erststellt und mit der Einladung zur Jahreshautpversammlung zugestellt.

b)Word-Dateien „Schriftverkehr“:

Erstellung von Spendenbescheinigungen mit einem Dank-Schreiben an den jeweiligen Spender.

Erstellung von Spendenbescheingungen für Beiträge, die direkt von Mitgliedern überwiesen werden (ohne Einzugsermächtigung).

c)Exel-Datein „Buchführung“:

Einzelspenden werden mit Namen und Betrag verbucht.

d)Ordner: schriftliche Beitrittersklärungen der laufenden Mitglieder und Löschungsaufträge.

Die Daten und Unterlagen werden aus steuerlichen Gründen 10 Jahre gespeichert bzw. verwahrt und dann vernichtet.

Zugriff auf die Ordner und durch Kennwörter geschützten elektronischen Daten hat der Kassenwart, der für die Verarbeitung und Nutzung zuständig ist.

Beschlossen lt. Vorstandssitzung vom …....

 

Verarbeitungsverzeichnis

lt. DSGVO v. 25.5.2018

 

Ansprechpartner:

Vorsitzende: Dr. Lotte Lührs, Am Horste 3, 23863 Kayhude

Kassenwartin: Brigitta Schaaf, 23863 Kayhude, Stegener Weg 25

 

Verarbeitungstätigkeit:                                                                                                  Mitgliederverwaltung und Beitragserhebung

 

elektronische Speicherung aufgrund schriftlicher Beitritterklärungen der Mitglieder:

Name, Vornamen, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon und Email

Beitrag und Eintrittsdatum

Einzugsermächtigung mit Bankdaten: IBAN-Nummer, BIC

 

Speicherung der Mitgliederdaten : im Vereinsprogramm der Sparkasse Südholstein (SPG), gesichert durch Kennwort

für: Abwicklung der Beitragerhebung über Sparkasse Südholstein durch Übertragung und Auftrag

zur Einziehung der Beiträge im Januar und Juli jedes Jahres (aufgrund der vorliegenden Einzugsermächtigungen).

 

Die Anschriften der Mitglieder werden genutzt für die Zusendung der Spendenbescheinigungen

mit der Einladung zur Jahreshauptversammlung.

 

Speicherung der Daten von Spendern:

in Word-Dateien /nach Jahren getrennt (Spendenbescheinigung und Dank-Schreiben d.Vereins)

sowie in Exel-Dateien zur Verbuchung der jeweiligen Spenden.

Zugriff nur durch Kassenwartin mit Kennwort für ihren PC.

 

Einverständniserklärung der neuen Mitglieder in der aktualisierten Beitritterklärung.

Die Daten und Unterlagen werden aus steuerlichen Gründen 10 Jahre gespeichert bzw. verwahrt und danach gelöscht bzw. vernichtet.

 

Informationspflicht:

neue Mitglieder: Zusatz im Bestätigungsschreiben bei Eintritt

laufende Mitgliedschaften: Info-Blatt über persönliche Anschrift  ( Post oder Verteiler)

 

 

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